Per Gestione contabile si intendono una serie di attività dello Studio di amministrazione immobiliare di natura contabile e fiscale.
Il processo contabile prende avvio dalla documentazione contabile (fatture, ricevute, ecc. in forma cartacea, qualora non sia stato attivata la Gestione documentale) e prevede la registrazione delle fatture, la predisposizione dei pagamenti, la gestione delle ritenute d'acconto, la registrazione dei versamenti (anche tramite MAV), la riconciliazione bancaria, l'importazione/esportazione di flussi bancari in formato CBI (per MAV, F24, pagamenti, movimenti di conto corrente), la redazione di bilanci ed analisi di gestione.
Nel caso di affidamento del processo a Simplicita tutte le attività elencate possono essere svolte da Simplicita, lasciando allo Studio la sola verifica/supervisione delle registrazioni, il pagamento effettivo e la creazione dei bilanci, effettuabile con la semplice pressione di un pulsante.
Per registrare correttamente le fatture, lo Studio concorda con Simplicita, durante un breve incontro, alcune regole fondamentali legate alle prassi seguite dallo Studio per le gestioni contabili. In questa fase, inoltre, sono censiti, per ogni stabile amministrato, i criteri di ripartizione non standard (ad es. l'utenza Enel 456 789 012 dello Stabile xxx dovrà essere ripartita, per regolamento contrattuale o per prassi, secondo le quote 50% su Forza motrice Centrale termica, 30% Illuminazione scala, 20% Illuminazione esterna).
Nonostante siano stabilite precise regole e siano acquisiti i criteri di ripartizione lo Studio può comunque effettuare una supervisione/verifica del processo potendo intervenire in ogni momento, ad esempio all'atto di redigere il bilancio consuntivo.