Domande frequenti (FAQ) - Gestione Call center


Gestione Call center
Il Call Center è una struttura di ricezione telefonica specializzata che fornisce innanzitutto una disponibilità di ricezione raramente possibile per gli studi di amministrazione immobiliare: ampia disponibilità oraria, un centralino per un'ottimale gestione delle chiamate contemporanee, personale specializzato nell'interazione con il pubblico. Il Call center può essere utilizzato come numero telefonico dedicato allo Studio da fornire alla propria clientela o come numero (comunque dedicato allo Studio) su cui "ri-direzionare" (anche per brevi periodi, giorni particolari, necessità del momento) le chiamate dei propri clienti/fornitori/ecc. Il personale del Call center risponde con risposta "personalizzata", come se fosse all'interno dello Studio, ad esempio: "Pronto, Studio Amministrazioni Condominiali del Dott. Rossi, posso esserLe di aiuto?". Il Call center, già in una configurazione di primo livello, permette di ricevere tutte le chiamate in entrata, senza limitazioni di orario, senza obbligare clienti/fornitori ad interagire con una segreteria telefonica né lo Studio al successivo riascolto. Già nella configurazione iniziale il Call center può essere istruito per fornire informazioni di base sullo Studio (recapiti, dati fiscali, bancari, ecc.) e sugli stabili amministrati (dati fiscali, bancari, ecc.), nonché per produrre segnalazioni allo Studio e/o inoltrare le chiamate allo Studio per determinate condizioni. Tutta l'attività del Call center è tracciata in tempo reale permettendo allo Studio di monitorare in ogni momento le chiamate, intervenire per casi particolari, per correggere le procedure, ecc.

Il Servizio di Gestione del Call Center è attivabile a partire da € 10,00 annui per unità abitativa gestita. E' attivabile anche per un periodo limitato (minimo 3 mesi) e per un sottoinsieme del patrimonio immobiliare amministrato. Per maggiori informazioni sui dettagli del Servizio ti invitiamo comunque a parlare con un commerciale Simplicita tramite questi recapiti.

In una configurazione di primo livello il Call center dispone di una serie limitata di informazioni prodotte e aggiornate dallo Studio (recapiti, dati fiscali, bancari, ecc.) che, se così istruito, può fornire a clienti/fornitori/ecc. In configurazioni più avanzate il Call center può accedere alle attività dello Studio, potendo quindi anche riferire sullo stato di avanzamento di una pratica complessa. In tal caso lo Studio deve opportunmente tracciare la propria attività, secondo modalità specificate nella formazione iniziale fonita da Simplicita al personale dello Studio. Il Call Center può essere utilizzato in via continuativa o anche solo in particolari momenti della giornata, a totale discrezione dello Studio, anche senza alcun preavviso, ad esempio per fronteggiare un'emergenza della gestione, un momento di calo del personale, ecc. Nelle configurazioni avanzate del Call center è possibile impostare dei criteri di notifica che informano in tempo reale specifiche figure professionali dello Studio di eventi notevoli (ad es. un sinistro, una perdita d'acqua, ecc.). Lo Studio può inoltre impostare determinati criteri per cui un'emergenza viene direttamente gestita da Simplicita, in caso di mancato riscontro alla notifica da parte dello Studio.

Sì, tutti i Servizi di Simplicita, sebbene integrabili con gli altri, sono autonomi.
La Gestione del Call center, con tracciatura delle attività e segnalazioni è un aspetto generalmente trascurato dai software commerciali per l'amministrazione immobiliare ed è quindi facilmente integrabile con un sistema informativo esistente.

I Servizi di Simplicita sono relativi a processi produttivi facilmente identificabili nelle attività dello Studio di amministrazione immobiliare.
Una volta definite alcune semplici regole tali processi sono perfettamente gestibili in outsourcing, cioè esternamente allo Studio di amministrazione, da terzi specializzati.
Lo Studio che però desiderasse controllare interamente i propri processi produttivi può utilizzare le tecnologie e il know how di Simplicita ottenendo gli stessi risultati.
La Gestione del Call center svolta internamente allo Studio comporta l'acquisizione di hardware, software e formazione che Simplicita può fornire "chiavi in mano" secondo un'offerta definita "full service".