Simplicita è la prima offerta integrata di Servizi per l'amministrazione immobiliare, nata specificamente per fornire Servizi in outsourcing agli amministratori condominiali e immobiliari. I Servizi Amministrativi di Simplicita sono stati elaborati dalla fusione di un’esperienza pluriennale nell’ambito dell’amministrazione di immobili e dell’Information Technology.

Con “Outsourcing” si intende la pratica di esternalizzare alcune fasi del processo produttivo, cioè ricorrere ad altre imprese per il loro svolgimento. L’outsourcing, nell’amministrazione immobiliare, non è una novità, dalla gestione fiscale alla postalizzazione sono già molte le fasi del processo produttivo affidate a terzi specializzati. I Servizi Amministrativi di Simplicita sono disponibili in outsourcing (quindi eseguiti esternamente allo Studio), ma anche configurabili all'interno dello Studio di amministrazione immobiliare, per grandi organizzazioni o realtà che, per varie esigenze, preferiscono mantenere il controllo dell'intero processo produttivo.

Il vantaggio immediato è l'aumento della qualità del servizio complessivo erogato dallo Studio. Simplicita, per le attività svolte in conto terzi, dispone di organizzazione, tecnologia, figure professionali e aggiornamento raramente disponibili all’interno del singolo Studio di Amministrazione. Il vantaggio successivo, persino più importante, è quello di liberare risorse interne, precedentemente impegnate in attività marginali per concentrare il lavoro sul core business aziendale (l’amministrazione di immobili).

Il costo di alcune attività svolte all’interno dello Studio è spesso difficilmente quantificabile, anche a causa della frammentazione delle attività. La definizione chiara di processi produttivi e l'eventuale successivo affidamento in outsourcing di alcuni processi, permettono di avere un costo certo per determinate attività (ad es. la gestione contabile)…

L'infrastruttura tecnologica, l'organizzazione e le mansioni specifiche dei singoli Servizi Amministrativi sono curati da professionisti. L'applicazione WEB-based e i dati del cliente amministratore sono residenti su Server allocati in Housing presso una Server Farm specializzata che garantisce prestazioni raramente possibili all'interno del singolo Studio di amministrazione immobiliare:

• Affidabilità delle condizioni ambientali;
• Ridondanza della forza elettromotrice;
• Connettività da e per Internet ad alta velocità;
• Firewall di frontiera;
• Servizi di supporto (power cycle, supporto hardware di primo livello, ecc.);
• Architettura Server ridondata per protezione da guasti: modalità Active / Passive;
• Salvataggio giornaliero della base dati con backup in modalità geografica.

L'applicazione WEB-based comporta che:

• Nulla deve essere aggiunto sulle postazioni di lavoro (PdL) dello Studio affinché possano interagire con l’applicazione;
• Gli aggiornamenti software sono trasparenti;
• Nessun canone di manutenzione conservativa e adeguativa è dovuto;
• I tempi per gestire la infrastruttura informatica sono nulli;
• L’onere per la manutenzione hardware e sistemistica può essere delegato a professionisti del settore.

Il modello dei dati è di tipo relazionale, parametrico e segmentato. Sono previsti il supporto e la gestione di profili autorizzativi per abilitare selettivamente le funzionalità (es: ruoli nell’ambito dello Studio, servizi attivati presso Simplicita , ecc.). La piattaforma applicativa è stata progettata per privilegiare la privacy e garantire riservatezza e integrità delle informazioni scambiate sulla rete Internet. L'obiettivo è raggiunto con:

• Colloquio applicativo tra postazione di lavoro (PdL) e Server Farm securizzato utilizzando un protocollo telematico cifrato (HTTPS con SSL/3, realizzato tramite certificato digitale a specifica X.509);
• Accesso alla piattaforma applicativa protetto da credenziali personali segrete:
  • un identificativo personale (User name);
  • una parola chiave riservata (Password).

Il sito è la prima fonte di informazioni, http://www.simplicita.info. Al sito saranno progressivamente aggiunte informazioni, anche facendo tesoro delle vostre richieste e osservazioni. E’ opportuno verificare per intero questa lista di Domande frequenti (FAQ) e, qualora restino dubbi, è possibile chiedere:

• informazioni;
• documentazione
• visita di un funzionario tecnico o commerciale Simplicita mediante questi recapiti.

Simplicita propone di avviare la sperimentazione con un singolo Servizio, preferibilmente la Gestione documentale, per il suo carattere propedeutico, ma, a seguito di incontri con i responsabili dello Studio, è possibile anche optare per altri Servizi, quali la gestione del Call center. L'avvio della sperimentazione comporta una breve fase di rilevazione iniziale di alcuni dati dello Studio seguita immediatamente dall'attivazione del Servizio prescelto. Nel caso del Call center, ad esempio, è possibile attivare il Servizio in pochi giorni dopo la firma del contratto. Il contratto stesso, per permettere una serena valutazione da parte dello Studio è stipulabile per un breve periodo (anche solo 3 mesi). Il costo della rilevazione iniziale è recuperabile nel momento in cui lo Studio opta per un contratto di maggiore durata.

A fronte del contratto di sperimentazione i tecnici Simplicita rileveranno le informazioni necessarie nel più breve tempo possibile con il minimo disturbo per l'organizzazione. Forniranno in seguito la documentazione e la formazione necessaria, tramite un breve incontro, al personale dello Studio. A quel punto lo Studio, seguendo le procedure indicate nella documentazione consegnata, può accedere al/ai Servizio/i prescelto/i semplicemente utilizzando un'applicazione web, quindi senza necessità di alcuna installazione di software, ma con il solo collegamento al sito Simplicita. E' sufficiente un PC, un accesso alla rete Internet e un programma di navigazione (MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, ecc.), già installato su ogni PC.

L'impatto è minimo. Dopo una rilevazione iniziale e rapida formazione del personale determinate attività sono svolte da Simplicita esternamente allo Studio. L'unico reale impegno dello Studio è il rispetto di determinate procedure affinché la relazione con Simplicita sia ottimale. Nel caso del Call center evoluto, ad esempio, è necessario che il personale dello Studio, tracci ogni sua attività se si desidera che il personale Simplicita possa rendere conto dei dettagli di una pratica. Col tempo lo Studio scopre che tale tracciatura è una buona pratica, non solo per l'uso dei Servizi Simplicita, ma anche per la propria gestione interna.

Simplicita offre un contributo notevole all'amministrazione immobiliare per alcune attività ricorrenti e onerose in termini di tempo. Per garantire la sua efficacia deve però operare su alcuni standard e non può sempre affrontare situazioni eccessivamente anomale o personalizzate. Lo Studio può affidarsi inizialmente ai Servizi di Simplicita anche su un sottoinsieme del proprio patrimonio immobiliare amministrato, escludendo inizialmente i casi che necessitano un intervento personalizzato dell'amministratore, ad esempio in ambito contabile. Col tempo l'amministratore può mantenere tali casi o può introdurre gradualmente nella gestione dei casi "anomali" gli standard necessari per una gestione più razionale e adatta per i Servizi di Simplicita. Gli standard di riferimento di Simplicita danno quindi allo Studio anche le linee guida per una progressiva razionalizzazione della gestione, anche per gli stabili di nuova acquisizione.