Simplicita è la prima offerta integrata di Servizi per l'amministrazione immobiliare, nata specificamente per fornire Servizi in outsourcing agli amministratori condominiali e immobiliari. I Servizi Amministrativi di Simplicita sono stati elaborati dalla fusione di un’esperienza pluriennale nell’ambito dell’amministrazione di immobili e dell’Information Technology.

Con “Outsourcing” si intende la pratica di esternalizzare alcune fasi del processo produttivo, cioè ricorrere ad altre imprese per il loro svolgimento. L’outsourcing, nell’amministrazione immobiliare, non è una novità, dalla gestione fiscale alla postalizzazione sono già molte le fasi del processo produttivo affidate a terzi specializzati. I Servizi Amministrativi di Simplicita sono disponibili in outsourcing (quindi eseguiti esternamente allo Studio), ma anche configurabili all'interno dello Studio di amministrazione immobiliare, per grandi organizzazioni o realtà che, per varie esigenze, preferiscono mantenere il controllo dell'intero processo produttivo.

Il vantaggio immediato è l'aumento della qualità del servizio complessivo erogato dallo Studio. Simplicita, per le attività svolte in conto terzi, dispone di organizzazione, tecnologia, figure professionali e aggiornamento raramente disponibili all’interno del singolo Studio di Amministrazione. Il vantaggio successivo, persino più importante, è quello di liberare risorse interne, precedentemente impegnate in attività marginali per concentrare il lavoro sul core business aziendale (l’amministrazione di immobili).

Il costo di alcune attività svolte all’interno dello Studio è spesso difficilmente quantificabile, anche a causa della frammentazione delle attività. La definizione chiara di processi produttivi e l'eventuale successivo affidamento in outsourcing di alcuni processi, permettono di avere un costo certo per determinate attività (ad es. la gestione contabile)…

L'infrastruttura tecnologica, l'organizzazione e le mansioni specifiche dei singoli Servizi Amministrativi sono curati da professionisti. L'applicazione WEB-based e i dati del cliente amministratore sono residenti su Server allocati in Housing presso una Server Farm specializzata che garantisce prestazioni raramente possibili all'interno del singolo Studio di amministrazione immobiliare:

• Affidabilità delle condizioni ambientali;
• Ridondanza della forza elettromotrice;
• Connettività da e per Internet ad alta velocità;
• Firewall di frontiera;
• Servizi di supporto (power cycle, supporto hardware di primo livello, ecc.);
• Architettura Server ridondata per protezione da guasti: modalità Active / Passive;
• Salvataggio giornaliero della base dati con backup in modalità geografica.

L'applicazione WEB-based comporta che:

• Nulla deve essere aggiunto sulle postazioni di lavoro (PdL) dello Studio affinché possano interagire con l’applicazione;
• Gli aggiornamenti software sono trasparenti;
• Nessun canone di manutenzione conservativa e adeguativa è dovuto;
• I tempi per gestire la infrastruttura informatica sono nulli;
• L’onere per la manutenzione hardware e sistemistica può essere delegato a professionisti del settore.

Il modello dei dati è di tipo relazionale, parametrico e segmentato. Sono previsti il supporto e la gestione di profili autorizzativi per abilitare selettivamente le funzionalità (es: ruoli nell’ambito dello Studio, servizi attivati presso Simplicita , ecc.). La piattaforma applicativa è stata progettata per privilegiare la privacy e garantire riservatezza e integrità delle informazioni scambiate sulla rete Internet. L'obiettivo è raggiunto con:

• Colloquio applicativo tra postazione di lavoro (PdL) e Server Farm securizzato utilizzando un protocollo telematico cifrato (HTTPS con SSL/3, realizzato tramite certificato digitale a specifica X.509);
• Accesso alla piattaforma applicativa protetto da credenziali personali segrete:
  • un identificativo personale (User name);
  • una parola chiave riservata (Password).

Il sito è la prima fonte di informazioni, http://www.simplicita.info. Al sito saranno progressivamente aggiunte informazioni, anche facendo tesoro delle vostre richieste e osservazioni. E’ opportuno verificare per intero questa lista di Domande frequenti (FAQ) e, qualora restino dubbi, è possibile chiedere:

• informazioni;
• documentazione
• visita di un funzionario tecnico o commerciale Simplicita mediante questi recapiti.

Simplicita propone di avviare la sperimentazione con un singolo Servizio, preferibilmente la Gestione documentale, per il suo carattere propedeutico, ma, a seguito di incontri con i responsabili dello Studio, è possibile anche optare per altri Servizi, quali la gestione del Call center. L'avvio della sperimentazione comporta una breve fase di rilevazione iniziale di alcuni dati dello Studio seguita immediatamente dall'attivazione del Servizio prescelto. Nel caso del Call center, ad esempio, è possibile attivare il Servizio in pochi giorni dopo la firma del contratto. Il contratto stesso, per permettere una serena valutazione da parte dello Studio è stipulabile per un breve periodo (anche solo 3 mesi). Il costo della rilevazione iniziale è recuperabile nel momento in cui lo Studio opta per un contratto di maggiore durata.

A fronte del contratto di sperimentazione i tecnici Simplicita rileveranno le informazioni necessarie nel più breve tempo possibile con il minimo disturbo per l'organizzazione. Forniranno in seguito la documentazione e la formazione necessaria, tramite un breve incontro, al personale dello Studio. A quel punto lo Studio, seguendo le procedure indicate nella documentazione consegnata, può accedere al/ai Servizio/i prescelto/i semplicemente utilizzando un'applicazione web, quindi senza necessità di alcuna installazione di software, ma con il solo collegamento al sito Simplicita. E' sufficiente un PC, un accesso alla rete Internet e un programma di navigazione (MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, ecc.), già installato su ogni PC.

L'impatto è minimo. Dopo una rilevazione iniziale e rapida formazione del personale determinate attività sono svolte da Simplicita esternamente allo Studio. L'unico reale impegno dello Studio è il rispetto di determinate procedure affinché la relazione con Simplicita sia ottimale. Nel caso del Call center evoluto, ad esempio, è necessario che il personale dello Studio, tracci ogni sua attività se si desidera che il personale Simplicita possa rendere conto dei dettagli di una pratica. Col tempo lo Studio scopre che tale tracciatura è una buona pratica, non solo per l'uso dei Servizi Simplicita, ma anche per la propria gestione interna.

Simplicita offre un contributo notevole all'amministrazione immobiliare per alcune attività ricorrenti e onerose in termini di tempo. Per garantire la sua efficacia deve però operare su alcuni standard e non può sempre affrontare situazioni eccessivamente anomale o personalizzate. Lo Studio può affidarsi inizialmente ai Servizi di Simplicita anche su un sottoinsieme del proprio patrimonio immobiliare amministrato, escludendo inizialmente i casi che necessitano un intervento personalizzato dell'amministratore, ad esempio in ambito contabile. Col tempo l'amministratore può mantenere tali casi o può introdurre gradualmente nella gestione dei casi "anomali" gli standard necessari per una gestione più razionale e adatta per i Servizi di Simplicita. Gli standard di riferimento di Simplicita danno quindi allo Studio anche le linee guida per una progressiva razionalizzazione della gestione, anche per gli stabili di nuova acquisizione.

La Gestione documentale è un processo organico (comprendente in modo integrato tutte le fasi della lavorazione di un documento) ed autonomo (capace di funzionare secondo un numero limitato di interazioni con lo Studio di amministrazione) per il trattamento di tutta la documentazione, sia in entrata che in uscita.
La Gestione documentale può occuparsi della ricezione, normalizzazione, protocollazione, scansione elettronica, successiva archiviazione di qualunque documento.
Il Protocollo è un'attività che permette di associare ad un documento una serie di attributi (numero identificativo, data, mittente, destinatario, tipo, ecc.) che ne agevola la successiva ricerca, ordinamento e catalogazione.
I documenti dello Studio restano di proprietà dello Studio che decide, secondo le proprie esigenze, se effettuare la Gestione documentale in sede, se inoltrare temporaneamente i documenti a Simplicita, se permettere a Simplicita di intercettarli in origine, se affidare a Simplicita l'archiviazione finale.

Il Servizio di Gestione documentale (comprensivo di gestione della documentazione in entrata e in uscita) è attivabile a partire da € 10,00 annui per unità abitativa gestita. E' attivabile anche per un periodo limitato (minimo 3 mesi) e per un sottoinsieme del patrimonio immobiliare amministrato. Per maggiori informazioni sui dettagli del Servizio ti invitiamo comunque a parlare con un commerciale Simplicita tramite questi recapiti.

Sì, tutti i Servizi di Simplicita, sebbene integrabili con gli altri, sono autonomi.
Lo Studio può usufruire della Gestione documentale e mantenere, ad esempio, la contabilità esistente, svolta da personale interno utilizzando un software commerciale.

Lo Studio riceve documentazione e formazione per interagire con Simplicita.
Dopo pochi giorni dalla stipulazione del contratto lo Studio può usufruire della Gestione documentale (quindi accede ai documenti in entrata e produce documenti in uscita utilizzando le procedure Simplicita) semplicemente con un PC, un comune Internet Browser (ad es. MS Internet Explorer o Mozilla Firefox) e una connessione ad Internet. Non è richiesta l'installazione di alcun software.

I Servizi di Simplicita sono relativi a processi produttivi facilmente identificabili nelle attività dello Studio di amministrazione immobiliare.
Una volta definite alcune semplici regole tali processi sono perfettamente gestibili in outsourcing, cioè esternamente allo Studio di amministrazione, da terzi specializzati.
Lo Studio che però desiderasse controllare interamente i propri processi produttivi può utilizzare le tecnologie e il know how di Simplicita ottenendo gli stessi risultati.
La Gestione documentale svolta internamente allo Studio comporta l'acquisizione di hardware, software e formazione che Simplicita può fornire "chiavi in mano" secondo un'offerta definita "full service".

Per Gestione contabile si intendono una serie di attività dello Studio di amministrazione immobiliare di natura contabile e fiscale.
Il processo contabile prende avvio dalla documentazione contabile (fatture, ricevute, ecc. in forma cartacea, qualora non sia stato attivata la Gestione documentale) e prevede la registrazione delle fatture, la predisposizione dei pagamenti, la gestione delle ritenute d'acconto, la registrazione dei versamenti (anche tramite MAV), la riconciliazione bancaria, l'importazione/esportazione di flussi bancari in formato CBI (per MAV, F24, pagamenti, movimenti di conto corrente), la redazione di bilanci ed analisi di gestione.
Nel caso di affidamento del processo a Simplicita tutte le attività elencate possono essere svolte da Simplicita, lasciando allo Studio la sola verifica/supervisione delle registrazioni, il pagamento effettivo e la creazione dei bilanci, effettuabile con la semplice pressione di un pulsante.
Per registrare correttamente le fatture, lo Studio concorda con Simplicita, durante un breve incontro, alcune regole fondamentali legate alle prassi seguite dallo Studio per le gestioni contabili. In questa fase, inoltre, sono censiti, per ogni stabile amministrato, i criteri di ripartizione non standard (ad es. l'utenza Enel 456 789 012 dello Stabile xxx dovrà essere ripartita, per regolamento contrattuale o per prassi, secondo le quote 50% su Forza motrice Centrale termica, 30% Illuminazione scala, 20% Illuminazione esterna).
Nonostante siano stabilite precise regole e siano acquisiti i criteri di ripartizione lo Studio può comunque effettuare una supervisione/verifica del processo potendo intervenire in ogni momento, ad esempio all'atto di redigere il bilancio consuntivo.

Il Servizio di Gestione contabile è attivabile a partire da € 10,00 annui per unità abitativa gestita. E' attivabile anche per un periodo limitato (minimo 3 mesi) e per un sottoinsieme del patrimonio immobiliare amministrato. Per maggiori informazioni sui dettagli del Servizio ti invitiamo comunque a parlare con un commerciale Simplicita tramite questi recapiti.

Sì. Sì. Sì. Il Servizio, che può essere svolto, su richiesta dello Studio di amministrazione, totalmente in outsourcing (cioè in sede Simplicita e a cura di personale specializzato Simplicita) è quanto di meglio l'amministratore immobiliare possa richiedere. Il Servizio può limitarsi, se così configurato, ad effettuare registrazioni contabili e produrre bilanci oppure può svolgere egregiamente funzionalità più avanzate, quali l'interazione con flussi bancari in formato CBI, per la riconciliazione dei movimenti bancari, per i pagamenti, per l'emissione di bollettini MAV, per il pagamento degli F24. La contabilità è in partita doppia, semplificata all'utente che può essere all'oscuro dei dettagli tecnico contabili.

Sì, tutti i Servizi di Simplicita, sebbene integrabili con gli altri sono autonomi.
La Gestione contabile, tuttavia, ottiene i migliori risultati con l'abbinamento alla Gestione documentale che permette all'operatore contabile di operare senza dover accedere all'archivio cartaceo di Studio.
L'acquisto di entrambi i Servizi può essere effettuato a prezzi molto vantaggiosi.

Certamente. Per grandi organizzazioni o per scelte strategiche dello Studio di amministrazione può essere preferibile realizzare l'infrastruttura tecnologica e organizzativa per la gestione contabile all'interno dello Studio stesso. Simplicita offre in tal caso tutta la sua competenza tecnica e organizzativa per l'accurata definizione del processo produttivo. In tal caso lo Studio ottiene i vantaggi dell'approccio processuale (autonomia della gestione contabile, possibilità in ogni momento di affidare l'attività all'esterno, interazione corretta con nessuna interferenza con le altre aree organizzative, sistema informativo specializzato per la gestione contabile e integrabile con le altre attività dello Studio, ecc.) mantenendo interamente il controllo di tutti i processi produttivi.

Il Servizio di Gestione del Call Center è attivabile a partire da € 10,00 annui per unità abitativa gestita. E' attivabile anche per un periodo limitato (minimo 3 mesi) e per un sottoinsieme del patrimonio immobiliare amministrato. Per maggiori informazioni sui dettagli del Servizio ti invitiamo comunque a parlare con un commerciale Simplicita tramite questi recapiti.

In una configurazione di primo livello il Call center dispone di una serie limitata di informazioni prodotte e aggiornate dallo Studio (recapiti, dati fiscali, bancari, ecc.) che, se così istruito, può fornire a clienti/fornitori/ecc. In configurazioni più avanzate il Call center può accedere alle attività dello Studio, potendo quindi anche riferire sullo stato di avanzamento di una pratica complessa. In tal caso lo Studio deve opportunmente tracciare la propria attività, secondo modalità specificate nella formazione iniziale fonita da Simplicita al personale dello Studio. Il Call Center può essere utilizzato in via continuativa o anche solo in particolari momenti della giornata, a totale discrezione dello Studio, anche senza alcun preavviso, ad esempio per fronteggiare un'emergenza della gestione, un momento di calo del personale, ecc. Nelle configurazioni avanzate del Call center è possibile impostare dei criteri di notifica che informano in tempo reale specifiche figure professionali dello Studio di eventi notevoli (ad es. un sinistro, una perdita d'acqua, ecc.). Lo Studio può inoltre impostare determinati criteri per cui un'emergenza viene direttamente gestita da Simplicita, in caso di mancato riscontro alla notifica da parte dello Studio.

Sì, tutti i Servizi di Simplicita, sebbene integrabili con gli altri, sono autonomi.
La Gestione del Call center, con tracciatura delle attività e segnalazioni è un aspetto generalmente trascurato dai software commerciali per l'amministrazione immobiliare ed è quindi facilmente integrabile con un sistema informativo esistente.

I Servizi di Simplicita sono relativi a processi produttivi facilmente identificabili nelle attività dello Studio di amministrazione immobiliare.
Una volta definite alcune semplici regole tali processi sono perfettamente gestibili in outsourcing, cioè esternamente allo Studio di amministrazione, da terzi specializzati.
Lo Studio che però desiderasse controllare interamente i propri processi produttivi può utilizzare le tecnologie e il know how di Simplicita ottenendo gli stessi risultati.
La Gestione del Call center svolta internamente allo Studio comporta l'acquisizione di hardware, software e formazione che Simplicita può fornire "chiavi in mano" secondo un'offerta definita "full service".